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5 étapes pour identifier les processus de base

5 étapes pour identifier les processus de base

Étape 1 : Définissez votre modèle d'affaires

La question suivante peut sembler très basique, mais vous devez d'abord vous demander : dans quelle entreprise suis-je ? Vous allez poser cette question parce que vous voulez suivre la piste de l'argent : pour identifier exactement comment vous gagnez des revenus et d'où viennent ces revenus. Et cela définit également votre modèle d'entreprise, qui définit la façon dont vous gagnez de l'argent. En examinant votre modèle d'entreprise (y compris les énoncés de mission et de vision), vous voyez non seulement comment vous pouvez gagner de l'argent, mais aussi comment vous devriez gagner de l'argent. En d'autres termes, que devrait-il se passer dans votre entreprise pour augmenter vos revenus, mais ne l'est-il pas et pourquoi ?

Étape 2 : Créer une carte de processus

Une fois que vous avez examiné votre modèle d'entreprise, continuez à suivre la piste de l'argent et identifiez les processus de base de votre entreprise dans le cycle cash to cash. En faisant cela, vous pouvez voir quels processus sont les plus critiques pour le succès global de votre entreprise.

Ensuite, connectez les processus de base dans une carte de processus. Reliez les fournisseurs, les intrants, les extrants et les clients pour voir le cycle global de conversion en espèces. Examinons une carte de processus de haut niveau.

Ici, nous avons le cycle commercial complet d'une entreprise typique utilisant la méthode SIPOC, qui relie les fournisseurs aux entrées aux processus aux sorties aux clients. Pour illustrer, une carte de processus typique se déroule comme suit de gauche à droite : un fournisseur connecte l'achat d'entrée avec le processus d'inventaire et avec les ventes de sortie, qui est ensuite connecté au client. A partir de là, le cycle repart également de droite à gauche : le Client connecte les comptes débiteurs de sortie au processus de fabrication aux comptes créditeurs d'entrée et enfin au fournisseur.

Avec cela, vous pouvez voir les départements à travers lesquels les flux de trésorerie. Et une fois que vous avez identifié et décomposé les processus de base de votre entreprise, vous êtes plus près de répondre à la question : quel processus dois-je commencer à améliorer ?

Étape 3 : Examiner les états financiers

Continuez maintenant le long de la piste de l'argent en examinant vos états financiers, y compris le bilan, le compte de résultat et l'état des flux de trésorerie. Vos états financiers indiquent où votre argent s'accumule, un peu comme un instantané de votre vitesse actuelle.

Par exemple, dans une entreprise manufacturière, vous pouvez déterminer s'il y a de longs délais d'attente entre les ventes ou de longs délais de livraison, qui sont tous deux évidents dans l'inventaire. Et l'inventaire (comme on le voit dans vos états financiers) montre également les effets du temps - et si la vitesse de votre processus (c'est-à-dire un processus lent dans le cycle de conversion qui entraîne de longs délais et délais d'attente) provoque un empilement dans vos états financiers. Posez-vous la question : « mes processus sont-ils suffisamment rapides pour satisfaire mes clients ? »

Étape 4 : Définir la vélocité

La vélocité est la vitesse à laquelle votre système fonctionne actuellement, par ex. marchandises livrées dans les délais et réactivité aux commandes. Pour concevoir un processus efficace, vous aurez besoin de connaître la vitesse définie dont l'organisation a besoin pour maintenir une bonne satisfaction client. Si votre processus d'inventaire a une longue durée de cycle, commençant par les matières premières et se terminant par le client, cela pourrait être une indication d'une faible vitesse. Les clients donnent le rythme et ils vous diront si la vitesse de rotation du produit est suffisante. Les entreprises doivent donc calculer ce qu'est ce rythme pour satisfaire les clients.

Étape 5 : Déterminer l'effet de levier

Le dernier élément pour suivre la piste de l'argent est d'examiner l'effet de levier - quelle amélioration de processus créera le meilleur retour sur investissement (ROI) ? Gardez à l'esprit le temps et l'argent, et déterminez quelle inefficacité du processus consomme tout votre argent. Pourquoi ce processus ronge-t-il votre argent, et devrait-il l'être ? Mais gardez aussi à l'esprit l'élément de risque : que se passera-t-il si je fais un changement, et que se passera-t-il si je ne fais aucun changement ?

Pour évaluer vos besoins en matière de retour sur investissement, examinez les cinq parties dont nous avons discuté jusqu'à présent : votre modèle d'entreprise, la carte des processus, vos états financiers, la vitesse et l'effet de levier pour rendre vos clients heureux. Répondez à ces cinq questions et vous devriez savoir par où commencer.

Regardons un exemple en jeu...

Examiner une étude de cas des principaux processus métier

Une entreprise de fabrication intéressée par la qualité ISO 9001 avait un service client médiocre et des rotations de stocks très faibles, et avait besoin d'aide. Le problème perçu par l'entreprise n'était pas qu'elle avait trop de stocks, mais plutôt qu'elle avait un service client et une performance des employés médiocres dans le traitement et l'exécution des commandes dans les délais. Pour cette raison, ils voulaient que nous nous concentrions sur ces domaines. Mais avec un tel amoncellement d'inventaire, nous avons vu un drapeau rouge. Et nous avons demandé à l'entreprise : où est la cause profonde du problème ?

En y regardant de plus près, nous avons immédiatement constaté un lien entre un service de vente à la clientèle médiocre et un stock important. L'efficacité du cycle de fabrication de l'entreprise était si faible qu'elle créait un besoin perçu d'un inventaire plus important. Et les clients n'étaient pas satisfaits en raison des longs délais d'attente pour recevoir les produits qu'ils avaient commandés. En d'autres termes, les clients n'obtenaient pas la vitesse à laquelle ils s'attendaient et souhaitaient.

L'entreprise a insisté sur le fait qu'elle avait besoin de plus d'inventaire pour satisfaire les clients. Mais ce n'est qu'un autre pansement pour corriger le symptôme du problème et non la cause première.

L'inventaire est le résultat des cycles d'achat, de fabrication et de vente. Nous avons donc examiné les données financières, le modèle économique et la vitesse du système de l'entreprise. À partir de là, nous avons créé une carte des processus de ces trois processus de base, ainsi que défini les points de levier de l'entreprise qui garantiraient un retour sur investissement sain pour toutes les modifications apportées aux processus. Nous avons calculé une amélioration de cinq fois la vitesse. En supprimant les inefficacités du système, les stocks ont considérablement diminué, les rotations ont considérablement augmenté et les clients étaient satisfaits. Nous avons contribué à réduire le montant total des stocks. Et nous avons également contribué à accélérer le cycle des stocks en nous concentrant sur les achats, la fabrication et les ventes.

Créer une analyse des écarts

Et donc avec cet exemple, nous pouvons maintenant répondre à notre question initiale : par où commencer ? Comme nous en avons discuté, suivez la piste de l'argent à travers les cinq étapes clés : définissez votre modèle d'entreprise, créez une cartographie des processus, examinez les états financiers, définissez la vélocité et déterminez l'effet de levier. Mais qu'est-ce qui rassemble tout cela ?

Nous rassemblons tout cela avec une analyse des écarts. Une évaluation des opérations (également appelée audit) donne lieu à une analyse des écarts et ce rapport des écarts ou des inefficacités trouvés dans le système vous montre par où commencer pour atteindre votre objectif. Une analyse des écarts vous aide à identifier vos processus de base et vos indicateurs de performance afin que vous puissiez atteindre vos objectifs.

Regarder en avant

La prochaine fois, nous examinerons une carte de processus plus en profondeur. Nous avons identifié par où commencer, mais nous allons apprendre à créer une carte des processus - l'un des documents les plus importants dont vous avez besoin pour le succès de votre organisation.

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